保留及处置当局

莫纳什大学已经制定了保留和处置当局，以帮助员工管理他们的记录。处置机构是根据大学的业务分类计划进行安排的，并汇集了维多利亚州公共档案局处理标准中的处置类别，包括:

下列条件适用于市建局:

  • 处置类别适用于任何格式的记录和信息(包括个人信息)。
  • 课堂指的是行政和学术部门内部或由董事会和委员会创建的原始记录。分发供参考的副本在不再需要时通常会被销毁。
  • 规定了最低保留期限——如果记录对创建办事处仍有价值，则可以保留较长时间;如果诉讼未决，则记录必须保留较长时间(见请注意下文)。
  • 在与档案保管员协商后，所有建议永久保存的档案，如因业务用途不再需要，应移交大学档案馆。

大学档案库提供适合永久记录存储的温度和湿度控制，以及存储记录的智力和物理控制，在大多数情况下，可以在24小时内对信息/研究请求作出响应。金博宝188欢迎你

金博宝188欢迎你研究数据

虽然RDA包括研究数据的处理类，但关于管理和处理此类数据的更详细信息可在金博宝188欢迎你研究数据的保留和处理。金博宝188欢迎你

个人信息

个人信息将根据大学的保留和处理权限进行保留和处理，该权限基于与大学相关的维多利亚公共档案局处理标准(如上所述)。包含个人信息的临时记录必须在RDA规定的保存期限后尽快销毁。这确保了大学履行其在隐私和数据保护法案下的义务。

销毁记录的授权

根据保留和处置授权，任何应销毁的记录必须妥善记录，并由相关区域经理授权销毁。

销毁记录授权书应保存为大学内弃置物品的永久记录，并可转交大学档案馆永久保存。

所有由该大学的记录管理软件(目前是惠普记录管理器)管理的记录都将在该系统中被记录，它们的处理由记录和档案服务部门管理。在惠普记录管理器中管理，但不是由记录和档案服务进行物理管理的硬拷贝记录，在销毁之前需要获得授权。

破坏作为正常行政实践的一部分(NAP)

大学档案可以在没有任何进一步授权的情况下销毁，只要它们属于正常行政实践的范畴。NAP可用于处置:

  • 用于协助编制其他记录，如报告和统计表格的工作文件
  • 草稿，其内容已被复制并纳入大学的记录保存系统
  • 文件、电子邮件和出版物的额外副本，供参考之用。

在销毁NAP计划下的记录前，请考虑:

  • 是否有进一步的行政需要保留该记录?
  • 其他人还在使用这个记录吗?
  • 如果你认为这只是一份副本，你确定保存的是授权版本吗?

注意:《2006年犯罪(文件销毁)法》和相关的《2006年证据(文件不可用)法》规定了对销毁已知有合理可能作为证据的文件的正式和具体惩罚，在没有实际开始诉讼的情况下，销毁文件是为了防止文件上庭。

保密销毁记录

记录销毁是指将记录呈现为不可读和不可恢复的状态。指南3 -销毁要求销毁所有记录，并在记录存续期内保持相同的安全级别。在应销毁的记录已存档并获得批准后，方可进行销毁(见上文-销毁记录的授权)。

物理记录

经批准后，可透过屋宇及财产科安排销毁硬拷贝记录、缩微胶卷、x光片、录影带或录音带。

电子记录

简单地删除电子记录并不等于销毁。销毁记录必须由专业人员使用专门的软件完成。销毁电子记录时，应找到并销毁所有现有的记录副本，包括系统备份和存放在场外的备份。

参考文献