介绍了记录
记录是什么?
你的记录是:
- 寻找当你需要证据或证明是同意,发行或决定等
- 回到因为它可以帮助你了解过去发生的事情
- 可能需要如果有法律程序,信息自由调查、审计等。
- 将创建你的日常工作生活的一部分。可以创建记录硬拷贝和电子格式。他们将被创建时输入信息到任何莫纳什大学系统包括SAP、巡游、修剪、电子邮件、社交媒体、网站等
不是所有的记录都有相同的值。有些人比别人更重要。当决定如果你应该创建和/或记录或不是,它可能是有用的考虑;
- 是否已被其他任何人的信息
- 如果它没有,有人在业务现在或将来可能需要它
措辞更正式的定义,请访问我们的政策和程序。
档案管理系统的特点
除非你的记录是位于系统的价值作为一个大学的记录可能有点妥协。例如,会议的记录,保存在个人开车,只有一个工作人员可以访问,和工作人员后来离开大学没有其他人可以访问记录不是推荐记录管理制度。一个系统可以:
- 简单的一系列有组织的硬拷贝文件在大学办公室文件柜
- 一个结构化的电子环境如SAP、巡游,修剪,Salesforce / UniCRM, Moodle等等。
- 非结构化或半结构化的系统如:开车,谷歌、邮箱等。
- 发布在网站或大学等公共系统面临的大学社交媒体帐户。
一些系统保持和组织记录比其他人更好。最好的大学档案管理系统有以下特点:
- 可靠的——你可以找到你需要的数据,当你需要它(即你不花天想找的东西)。
- 值得信赖的——你不必先反复检查其他地方或怀疑你所看到的是一个过时的版本或复制。
- 真实的——数据是它声称是和你不担心它会一直以未经授权的方式访问或修改,没有检测。
为什么好的记录重要吗?
- 根据维多利亚的公共记录法案(1973)》,加州大学被认为是一个公共机构和创建的所有记录作为大学的一部分业务可以接受的信息自由请求,VAGO审计、侵犯隐私等。
- 法律/证据的目的,这是特别重要的合同等记录,记录有关学生管理、员工管理、金融交易,有关资助,房地产和建筑维护、羟基等
- 提供业务效率。这通常是最实用的方面良好的记录管理。能够有效定位关键信息需要时被访问,相信是真实的,可靠的和值得信赖的信息帮助任何企业节省时间和顺利进行。
- 保存历史和企业大学的记忆。
责任记录
所有员工公共官员和因此可能负责任何数量的记录活动包括:创建、采集、维护、存储、处理、归档和大学提供记录。的记录类型大学负责的不同区域,不同,根据不同的功能。所以员工参与学生管理可能有更多的参与管理的学生记录,比员工在人力资源管理工作。所有的员工都需要意识到他们有记录的责任,如果他们不确定什么这些可能涉及他们应该联系档案和记录的建议。
额外的记录责任可以找到不同的群体政策和程序。