在TRIM中管理学生文件
学生档案在TRIM (Micro Focus Content Manager)中集中管理。记录及档案服务处(RAS)为管理学生档案的职员提供一系列支援服务。
本页:
学生档案查询
透过网上服务台
当记录请求时，在请求摘要(标题)中包含'TRIM'。
培训及参考指南
有关TRIM培训和TRIM访问的信息，请转到TRIM(内容经理)培训．
有关培训指南和资源，请转培训资源．
命名约定
学生文件扫描
文件必须按照规范扫描学生档案电子化计划．扫描文件必须是高质量的，因为硬拷贝会被销毁。扫描和登记将由各学院和业务单位完成。
成箱的学生文件扫描件
- 参与学生档案数字化活动的地区将在当地保留纸质扫描件至少6个月。这是基于风险评估的建议最低要求，以确保在记录数字化后的前六个月内，如果发现重大错误，这些地区有机会重新扫描。
- 档案管理人员每年至少访问一次现场到每个学院的一个区域(包括学院以外的区域，如MGRO)，并对现场5%的数字化记录进行抽样检查，以满足维多利亚州公共记录办公室的要求。如果当记录管理部门联系您时，您所在的区域没有准备检查的框，当该区域积累了一些准备检查/采样的硬拷贝记录时，将安排一个新的时间。
- 各地区将不需要对盒子进行任何其他检查/取样(除非他们希望自己做更多)。
- 各地区须自行安排销毁数码硬拷贝纪录，在它们被数字化后的6个月。机密垃圾箱可以容纳大约8-10个盒子的数字化记录(基于记录存储在A1盒子的假设——尽管现在各个区域可以将记录存储在他们喜欢的任何类型的盒子里)。
大量邮件上传
杂项文件
当有超过20个学生文档要添加到各种TRIM学生文件时，就会提供这项服务。这些文档通常会被扫描并批量保存(通常保存到共享驱动器)，然后单独注册到TRIM中。提供的文件标题根据莫纳什命名约定，只需在文件标题的开头加上学生ID，即可由Records Management批量上传。
示例:12345678 -注册修改-波特哈利- DDA1234 - 2022.pdf
处理业务要求:
- 请通过服务台与RMO联系。不将记录附在票据上，特别是当它们包含敏感信息时。我们将与您联系如何从这里开始。
如何请求批量上传
批量上传申请可通过服务台提出，如有需要，RMO可与工作人员联系，解释并协助准备初始批量上传请求。
你是否将一份文件命名错误，或者将一份文件放在错误的学生档案中?
在将文档注册到TRIM后，可以轻松更改文档的标题和文件号。如果您需要删除一个文档，请参阅我们的教学视频．